دفتری امور میں کاغذ کا کم استعمال کیسے ممکن؟

BI

پنسل پکڑ کر سیکھنے سے لے کر عمر کے آخری حصے تک ہم کسی نہ کسی طرح کاغذ سے جُڑے ہیں۔ الف، ب سے شروع ہونے والی زندگی کی کہانی اخبارات یا کتابیں ہاتھ میں لیے اختتام کی طرف بڑھتی ہے۔ قاعدے، نصابی کتب، اسناد، رسائل، اخبارات، دفتری امور میں استعمال کیے جانے والے پیپر اور فائلیں گزشتہ دہائیوں سے کاغذ پر ہی مبنی ہیں جو آںے والے کتنے برسوں یا صدیوں تک اسی طرح زیرِ استعمال رہنے کا اندیشہ ہے۔

کاغذ کی اہمیت سے انکار ممکن نہیں لیکن اس کے حصول کے لیے درختوں کی کٹائی ماحولیاتی نقصان کا باعث بن رہی ہے۔

سبز انقلاب کے لیے ضروری ہے کہ ہم دفتری امور میں کاغذ کا استعمال کم سے کم کریں۔

 

دفتر میں موجود کولیگز کاغذات میز پر پھیلائے بات چیت میں مصروف

 

کاغذ کی تیاری

ہر سال دنیا میں 300 ملین ٹن سے زائد کاغذ کی تیاری ہوتی ہے۔ جس میں سے ہر روز 1 ملین ٹن کاغذ استعمال ہوتا ہے اور پیپر ملز ہر سال 220 ملین پونڈ سے زیادہ زہریلے مادے خارج کرتی ہیں، جو ہماری ہوا، پانی اور مٹی کو متاثر کرتے ہیں۔

کاغذ کی صنعت کسی بھی دوسری صنعت کے مقابلے میں 1 ٹن مصنوعات تیار کرنے کے لیے پانی کا زائد استعمال کرتی ہے  کیونکہ کاغذ کی تیاری میں استعمال ہونے والا لکڑی کا گودا بےشمار پانی سے تیار ہوتا ہے۔ دوسرے لفظوں میں کاغذ کی ایک شیٹ کی تیاری میں 1.5 کپ پانی استعمال ہوتا ہے جبکہ ایک ٹن کے لیے تقریباً 3 لاکھ لیٹر پانی کی ضرورت ہوتی ہے۔

 

پیپر مِل میں موجود کاغذ کابڑا رول

کاغذ کے حصول کے لیے درختوں کی کٹائی

کاغذ اور کاغذی مصنوعات کے استعمال میں گزشتہ سالوں کے دوران واضح اضافہ ہوا ہے۔ ورلڈ وائلڈ لائف فنڈ کے ایک اندازے کے مطابق، پچھلے 40 سالوں میں کاغذ کے استعمال میں 400 فیصد اضافہ ہوا ہے۔ اس کا مطلب یہ ہے کہ عالمی سطح پر کاغذ کی کھپت کو پورا کرنے کے لیے ہر روز 2 ملین سے زائد درخت کاٹے جاتے ہیں (جو کہ سالانہ تقریباً 4 بلین درخت ہیں)۔

 

آرے کی مدد سے درخت کاٹتے ہوئے ایک مزدور

آج کے جدید اور ڈیجیٹل ماحول میں، کمپنیاں اور آرگنائزیشنز یہ ادراک حاصل کر رہی ہیں کہ کاغذ اپنی معلومات کو منظم کرنے کا ایک مہنگا اور ناکارہ طریقہ ہے اور کاغذ کے بغیر دفتری امور کی انجام دہی ایک بہترین حل ہے۔ ماحول دوست اور ماحولیاتی طور پر ذمہ دار ورک اسپیس کو فروغ دینے کے لیے، امارات گروپ بھی پیپر لیس ہو رہا ہے۔

ڈیجیٹل دنیا کے فوائد

ڈیجیٹل دنیا کی دریافت نئی ٹیکنالوجی پر مبنی وہ کارآمد عمل ہے جو کاروباری الجنھوں اور مشکلات کو منٹوں میں حل کرنے کی صلاحیت رکھتا ہے۔

کوئی بھی آرگنائزیشن ڈیجیٹل ٹیکنالوجی کے استعمال کے تحت نئے اور تیز تر عملی اقدامات، صارفین تک رسائی اور نئے منصوبہ جات کو مارکیٹ کر کے مطلوبہ نتائج حاصل کرنے میں کامیاب ہو سکتی ہے۔

 

دنیا کے نقشے پر ڈیجیٹل روابط کے نشانات

دفتری امور میں کاغذ کا استعمال کیسے کم کریں

ڈیجیٹل دورمیں جس طرح کتابیں پڑھنے کا رجحان کم ہوا اور ہر چیز کمپیوٹرائزڈ ہونے لگی اسی طرح دفتری امور میں تمام ریکارڈ اور ڈیٹا ڈیجیٹلائزڈ کیا جا سکتا ہے۔

دفتری انتظامیہ اپنے روزمرہ کے معاملات میں کاغذ کی بچت کے طریقوں اور انہیں اصول کے طور پر اپنائے جانے کے عمل لاگو کر سکتی ہیں۔

دستاویزات کو اسکین کرنے اور ڈیجیٹل رسیدیں حاصل کرنے تک، پیپر کے استعمال کے بغیر کام کا ماحول بنانے کے چند سرفہرست طریقے یہ ہیں

اپنی تمام اہم سرکاری دستاویزات کو اسکین کریں

اہم دستاویزات کی الیکٹرانک (ای) فائلز ترتیب دیں

ڈیجیٹل رسیدوں پر انحصار کریں

پرنٹر کا استعمال محدود کریں

کلاؤڈ پرمبنی ایپلی کیشنز کا استعمال یقینی بنائیں

 

تمام اہم سرکاری دستاویزات کو اسکین کریں

اپنی تمام اہم سرکاری دستاویزات کو ڈیجیٹل شکل دینے کا سب سے پہلا طریقہ سکیننگ ہے جس کے لیے آپ دفتر میں موجود سکیننگ مشین سے کام لے سکتے ہیں۔ یا پھر آپ اپنے موبائل فون میں موجود کیمرے سے سکیننگ کا کام لے سکتے ہیں۔ آرگنائزیشن میں موجود تمام ملازمین کے لیے اس عمل کو یقینی بنائیں۔

 

ایک شخص کاغذات کی سکیننگ کرتے ہوئے

اہم دستاویزات کی الیکٹرانک (ای) فائلز ترتیب دیں

تمام وینڈرز، سٹورز اور بینک سے متعلق دستاویزات کی ای فائلز کا حصول ممکن بنائیں جس میں دکاندار اور بینکرز آپ کے ساتھ تعاون کر سکتے ہیں جو تمام اسٹیٹمینٹ براہِ راست آپ کے ای میل اکاؤنٹ پر بھیج سکتے ہیں۔

 

ڈیجیٹل ایپ میں فائل فولڈر

 

ڈیجیٹل رسیدوں پر انحصار کریں

بینک سے ای میل پر اسٹیٹمنٹ وصول کرنے کی طرح آپ تمام آؤٹ لیٹس اور سٹورز سے بِل یا رسیدیں آن لائن وصول کر سکتے ہیں۔ اور اگرآپ کو اشیا کے ایکسچینج یا تبدیلی کے عمل سے گزرنا ہو تو کسی خاص رسید یا بل کا جائزہ لینے کے لیے اسے تلاش کرنا نہیں پڑے گا۔

 کاغذی رسید گم ہونے کی صورت میں پریشانی اٹھانے کے بجائے ڈیجیٹل بلوں یا رسیدوں پر انحصار وقت کی بچت کا باعث بھی بنے گا۔

 

لیپ ٹاپ اور فون پر وصول شدہ آن لائن رسید

 

پرنٹر کا استعمال محدود کریں

دفاتر میں پرنٹرکا استعمال دورِ حاضر میں بہت عام ہے اور اکثر دفاتر میں ایک سے زائد پرنٹرز زیرِ استعمال ہیں جن کا بے دریغ استعمال بھی کیا جاتا ہے۔ یہ منحصر کرتا ہے کہ آپ کے دفترکے انتظامی امور جن شخصیات کے ہاتھ میں ہیں وہ اس پر سوچ بچار کے بعد ایک پلان ترتیب دیں اور کچھ مخصوص افراد تک اس کا استعمال محدود کریں یا پھر چند پیپیرز کے استعمال تک محدود کر دیں، یہ عمل مستقبل قریب میں پرنٹر کے کم سے کم استعمال سے لے کر بالکل استعمال نہ کرنے تک پہلا قدم ہوگا۔

کلائنٹس کو ڈیجیٹل دستاویزات کے فوائد کو مدِ نظر رکھتے ہوئے آن لائن خط وکتابت کی طرح ڈیجیٹل رسیدوں پر دستخط کی درخواست کریں۔

 

دفتر میں ایک شخص ہاتھ میں کچھ پیپر لیے پرنٹر استعمال کرتے ہوئے

کلاؤڈ پر مبنی ایپس کا زیادہ سے زیادہ استعمال

ان تمام کاموں کے متبادل تلاش کرنے کی کوشش کریں جو آپ فی الحال کاغذ پر انجام دیتے ہیں۔روایتی سٹکی نوٹ کے بجائے ونڈوز، سمارٹ فون یا اپنی ٹیبلٹ میں آپ کیلنڈر کا استعمال کر سکتے ہیں۔ کلاؤڈ پر مبنی ایپس ہر چیز سے متعلق آپ کی مدد کرنے کے لیے دستیاب ہوتے ہیں۔

صرف یہ دریافت کرنے کی ضرورت ہے کہ کون سا ایپ آپ کے لیے بہترین ہے یا آپ کو سوٹ کرتا ہے جس میں آپ ضروری نوٹس سے لے کر سرچ، فائلوں کو منظم اور محفوظ کر سکتے ہیں۔ بہترین ایپس کے استعمال کی ترغیب آپ اپنے ملازمین کو بھی دے سکتے ہیں جس کے تحت کمپنی کے تمام روابط بآسانی ممکن بنائے جا سکتے ہیں۔

 

ٹیکنالوجی پر مشتمل کلاؤڈ ایپ اور کچھ ڈیجیٹل نشانات

کاغذ کے دیگر استعمال کی روک تھام

لکھنے کے شوقین افراد یا وہ رائٹرز جو کالم، فیچرز، افسانے، ناول اور کہانیاں لکھتے ہیں اور جو افراد اس پروفیشن سے منسلک ہیں، اپنی پسند اور آسانی کے مطابق کمپیوٹر،لیپ ٹاپ یا ٹیبلٹ کا استعمال کر سکتے ہیں اور اسی طرح اسے بآسانی چند سیکنڈز میں ایک سے زائد لوگوں کو بذریعہ ای میل بھیج سکتے ہیں۔

 بہت سے مقبول لکھاری موجودہ دور میں ڈیجیٹل راستے اپنا کر اسی سہولت سے فائدہ اٹھا رہے ہیں۔

 

ایک خاتون ڈائری پر کچھ لکھتے ہوئے

کاغذ پر مبنی کیلنڈرز اور ڈائریاں

بہت سی آرگنائزیشنز اور کمپنیز اپنی ساکھ اور مقبولیت کو پیشِ نظر رکھتے ہوئے اپنے آفیشل لوگوز اور نام پر مشتمل ہر سال لاتعداد کیلنڈرز اور ڈائریاں چھپوا کر کلائنٹس اور اہم شخصیات کو بطور تحفہ بھجواتے ہیں اور اپنے دفاتر کی زینت بناتے ہیں۔

یہ اخراجات کاغذ کے استعمال میں بھی اضافہ ہیں۔ ایسے لوازمات کو بھی ڈیجیٹل ڈیٹا میں تبدیل کرنے کی ضرورت ہے۔

 

میز پر رکھی دو ڈائریاں اور ایک پن

 

دوران میٹنگ پیپر کا کم استعمال

دفاتر میں کاغذ کے بغیر جانے کے اقدام میں نوٹ پیڈز اور ڈائریوں کے استعمال کو کم کرنا بھی شامل ہے جو زیادہ تر میٹنگوں اور کانفرنسوں کے دوران زیر بحث سب سے اہم نکات کو لکھنے کے لیے استعمال ہوتے ہیں۔

 

میٹنگ میں موجود کولیگ ٹیبلٹ میں موجود ڈیٹا پر گفتگو کرتے ہوئے

بہترین متبادل یہ ہے کہ ایک جامع پریزنٹیشن تیار کی جائے اور ایجنڈے پر بات کرنے کے لیے پروجیکٹر کو کمپیوٹر سسٹم کے ساتھ منسلک کیا جائے اور بعد ازاں دستاویزات کو کلاؤڈ کے ذریعے تمام شرکاء کے ساتھ شیئر کیا جائے۔

مزید خبروں اور اپڈیٹس کیلئے وزٹ کیجئے گرانہ بلاگ۔